আতিথেয়তা আর্থিক নেতৃত্ব: কেন আপনি একটি রোলিং ফোরকাস্ট ব্যবহার করতে চাইবেন – ডেভিড লুন্ড

চলমান পূর্বাভাস নতুন কিছু নয়, কিন্তু আমাকে অবশ্যই উল্লেখ করতে হবে যে বেশিরভাগ হোটেলই এটি ব্যবহার করে না, অথচ তাদের করা উচিত। এটি একটি অত্যন্ত দরকারি সরঞ্জাম যা আক্ষরিক অর্থেই সোনার সমান মূল্যবান। তা সত্ত্বেও, এর ওজন খুব বেশি না হলেও, একবার এটি ব্যবহার শুরু করলে এটি একটি অপরিহার্য সরঞ্জাম হয়ে ওঠে যা আপনার প্রতি মাসে অবশ্যই প্রয়োজন, এবং বছরের শেষ কয়েক মাসে এর প্রভাব ও গুরুত্ব সাধারণত আরও জোরালো ও গতিশীল হয়ে ওঠে। একটি ভালো রহস্য গল্পের মতো, এটিও হঠাৎ মোড় নিতে পারে এবং একটি অপ্রত্যাশিত সমাপ্তি ঘটাতে পারে।

শুরুতেই আমাদের নির্ধারণ করতে হবে আমরা কীভাবে একটি চলমান পূর্বাভাস তৈরি করি এবং এটি তৈরির সর্বোত্তম পদ্ধতিগুলো চিহ্নিত করতে হবে। এরপর, আমরা এর ফলাফলগুলো কীভাবে উপস্থাপন করি তা বুঝতে চাই এবং সবশেষে, আমরা দেখতে চাই কীভাবে এটিকে আর্থিক দিকনির্দেশনা পরিবর্তনের জন্য ব্যবহার করা যায়, যা আমাদের লক্ষ্যমাত্রা পূরণের আরও একটি সুযোগ করে দেবে।

শুরুতেই একটি বাজেট থাকতে হবে। বাজেট ছাড়া আমরা চলমান পূর্বাভাস তৈরি করতে পারি না। এটি একটি বিশদ ১২-মাসের হোটেল বাজেট, যা বিভাগীয় ব্যবস্থাপকগণ সংকলন করেন, আর্থিক প্রধান একত্র করেন এবং ব্র্যান্ড ও মালিকপক্ষ কর্তৃক অনুমোদিত হয়। এটা শুনতে বেশ সহজ ও সরল মনে হলেও, আসলে তা মোটেও সহজ নয়। বাজেট তৈরি করতে কেন এত ‘বেশি সময়’ লাগে, তা জানতে এখানে একটি সাইডবার ব্লগ পড়ুন।

একবার বাজেট অনুমোদিত হয়ে গেলে তা স্থায়ীভাবে অপরিবর্তনীয় হয়ে যায় এবং আর কোনো পরিবর্তনের অনুমতি থাকে না। এটি চিরকাল একই থাকে, অনেকটা বহু আগের বিস্মৃত বরফ যুগের লোমশ ম্যামথের মতো, যা কখনোই বদলাবে না। রোলিং ফোরকাস্ট বা চলমান পূর্বাভাসের ভূমিকা এখানেই। আপনার ব্র্যান্ডের সময়সূচীর উপর নির্ভর করে, নতুন বছর শুরু হওয়ার সাথে সাথে অথবা ডিসেম্বরের একেবারে শেষের দিকে, আপনি জানুয়ারি, ফেব্রুয়ারি এবং মার্চের পূর্বাভাস তৈরি করবেন।

৩০, ৬০ এবং ৯০ দিনের পূর্বাভাসের ভিত্তি নিঃসন্দেহে বাজেট, কিন্তু ধরা যাক, আগস্ট/সেপ্টেম্বরে যখন আমরা বাজেট লিখেছিলাম, তার চেয়ে এখন আমরা আমাদের সামনের চিত্রটি অনেক বেশি স্পষ্টভাবে দেখতে পাচ্ছি। এখন আমরা তালিকাভুক্ত রুমগুলো, কাজের গতি, গ্রুপগুলো দেখতে পাচ্ছি এবং আমাদের কাজ হলো বাজেটকে তুলনার ভিত্তি হিসেবে রেখে প্রতিটি মাসের পূর্বাভাস যথাসম্ভব ভালোভাবে দেওয়া। একটি অর্থপূর্ণ তুলনার জন্য আমরা গত বছরের একই মাসগুলোর সাথেও নিজেদের মিলিয়ে নিই।

আমরা কীভাবে রোলিং ফোরকাস্ট ব্যবহার করি তার একটি উদাহরণ এখানে দেওয়া হলো। ধরা যাক, আমরা জানুয়ারিতে $150, ফেব্রুয়ারিতে $140 এবং মার্চে $165 REVPAR বাজেট করেছিলাম। সর্বশেষ পূর্বাভাস দেখাচ্ছে যে আমরা কিছুটা কাছাকাছি পৌঁছালেও পিছিয়ে পড়ছি। জানুয়ারিতে REVPAR $130, ফেব্রুয়ারিতে $125 এবং মার্চে $170। বাজেটের তুলনায় এটি একটি মিশ্র চিত্র, কিন্তু এটা স্পষ্ট যে আমরা গতিতে পিছিয়ে আছি এবং রাজস্বের চিত্রটিও ভালো নয়। তাহলে, এখন আমরা কী করব?

এখন আমরা দিক পরিবর্তন করছি এবং আলোচনার কেন্দ্রবিন্দু রাজস্ব থেকে সরে গিয়ে মুনাফার দিকে যাচ্ছে। বাজেটের তুলনায় আমাদের পূর্বাভাসিত রাজস্ব হ্রাসের পরিপ্রেক্ষিতে, প্রথম ত্রৈমাসিকে সম্ভাব্য মুনাফার ক্ষতি পুষিয়ে নিতে আমরা কী করতে পারি? প্রথম ত্রৈমাসিকে বেতন ও অন্যান্য খরচের ক্ষেত্রে আমরা আমাদের কার্যক্রমে কী স্থগিত, বিলম্বিত, হ্রাস বা বাদ দিতে পারি, যা আমাদের ক্ষতি না করে লোকসান কমাতে সাহায্য করবে? শেষের অংশটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। ডুবন্ত জাহাজটি আমাদের মুখের উপর বিস্ফোরিত না হয়ে আমরা কী কী ফেলে দিতে পারি, তা আমাদের বিস্তারিতভাবে জানতে হবে।

এই চিত্রটাই আমরা তৈরি ও পরিচালনা করতে চাই। বাজেটে যেমনটা পরিকল্পনা করা হয়েছিল, সেই অনুযায়ী শীর্ষ আয় না হলেও, আমরা কীভাবে নীচের সারির আয় যতটা সম্ভব সামলে রাখতে পারি। আমরা প্রতি মাসে আমাদের খরচ যতটা সম্ভব পর্যবেক্ষণ ও সমন্বয় করি। এই পরিস্থিতিতে, আমরা শুধু চাই প্রথম ত্রৈমাসিকটা যেন কোনোমতে শেষ হয়। এটাই হলো চলমান পূর্বাভাসের বাস্তব প্রয়োগ।

প্রতি মাসে আমরা পরবর্তী ৩০, ৬০ এবং ৯০ দিনের চিত্র হালনাগাদ করি এবং একই সাথে ‘প্রকৃত মাসগুলোর’ তথ্যও পূরণ করি, যাতে আমাদের চূড়ান্ত লক্ষ্য—বছর শেষের বাজেটকৃত মোট রাজস্ব—এর দিকে দিগন্তজুড়ে একটি ক্রমবর্ধমান চিত্র থাকে।

চলুন, আমাদের পরবর্তী উদাহরণ হিসেবে এপ্রিল মাসের পূর্বাভাসটি ব্যবহার করা যাক। এখন আমাদের কাছে জানুয়ারি, ফেব্রুয়ারি এবং মার্চ মাসের প্রকৃত তথ্য রয়েছে! আমি এখন মার্চ মাস পর্যন্ত বছরের শুরু থেকে বর্তমান পর্যন্ত (YTD) সংখ্যাগুলো দেখতে পাচ্ছি এবং আমরা রাজস্ব ও বাজেটের তুলনায় মোট পরিচালন ব্যয়ের (GOP) দিক থেকে পিছিয়ে আছি। এর সাথে রয়েছে আগামী ৩ মাসের সর্বশেষ পূর্বাভাস এবং সবশেষে গত ৬ মাসের বাজেটকৃত সংখ্যা। এই পুরোটা সময় আমি আমার লক্ষ্যের দিকে নজর রাখছি – অর্থাৎ বছর শেষের দিকে। এপ্রিল এবং মে মাসের পূর্বাভাস শক্তিশালী, কিন্তু জুন মাস দুর্বল, এবং গ্রীষ্মকাল এখনও এত দূরে যে খুব বেশি উত্তেজিত হওয়ার সুযোগ নেই। আমি এপ্রিল এবং মে মাসের জন্য আমার সর্বশেষ পূর্বাভাসিত সংখ্যাগুলো বিবেচনা করে দেখছি যে, প্রথম ত্রৈমাসিকের (Q1) দুর্বলতা আমি কীভাবে কিছুটা পুষিয়ে নিতে পারি। এছাড়াও জুন মাসের দিকে আমার তীক্ষ্ণ দৃষ্টি রয়েছে; আমরা কী কী বন্ধ করতে পারি এবং সেগুলোকে সঠিক আকারে আনতে পারি, যাতে বছরের প্রথম অর্ধাংশ আমরা বাজেটকৃত মোট পরিচালন ব্যয়ের সমান বা খুব কাছাকাছি পরিমাণে পার করতে পারি।

প্রতি মাসে আমরা আগের মাসের কার্যক্রম বাস্তবায়ন করি এবং আমাদের পূর্বাভাস লিখি। সারা বছর ধরে আমরা এই প্রক্রিয়াটিই অনুসরণ করি।

চলুন, আমাদের পরবর্তী উদাহরণ হিসেবে সেপ্টেম্বরের পূর্বাভাসটি ব্যবহার করা যাক। আমার কাছে এখন আগস্ট মাসের বছর-ভিত্তিক ফলাফল আছে এবং সেপ্টেম্বরের চিত্রটি বেশ ভালো, কিন্তু অক্টোবর এবং বিশেষ করে নভেম্বর মাস অনেক পিছিয়ে আছে, বিশেষ করে গ্রুপ পেসের তুলনায়। এখানেই আমি আমার দলকে একত্রিত করতে চাই। ৩১শে আগস্ট পর্যন্ত আমাদের মোট বাজেট লক্ষ্যমাত্রা (GOP) খুবই কাছাকাছি। আমি বছরের শেষ ৪ মাসে এই খেলায় হারতে চাই না। আমি আমার সেলস এবং রেভিনিউ ম্যানেজমেন্ট টিমকে নিয়ে সর্বাত্মক চেষ্টা করছি। গ্রুপ পেসের এই দুর্বল চিত্রটি পুষিয়ে নিতে আমাদের বাজারে বিশেষ অফার চালু করতে হবে। আমাদের স্বল্পমেয়াদী লক্ষ্য যেন সুনির্দিষ্ট থাকে, তা নিশ্চিত করতে হবে। আয় সর্বোচ্চ করতে এবং ব্যয় সর্বনিম্ন করতে আমরা কী করতে পারি?

এটা কোনো রকেট বিজ্ঞান নয়, কিন্তু এভাবেই আমরা বাজেট পরিচালনা করি। বছরের শেষে বাজেটকৃত মোট পরিচালন ব্যয়ের (GOP) যতটা সম্ভব কাছাকাছি থাকার জন্য আমরা চলমান পূর্বাভাস ব্যবহার করি। যখন আমরা পিছিয়ে থাকতাম, তখন আমরা ব্যয় ব্যবস্থাপনা এবং রাজস্ব সংক্রান্ত নতুন ধারণার ওপর আরও বেশি জোর দিতাম। আর যখন আমরা এগিয়ে থাকতাম, তখন আমরা ব্যয়ের প্রবাহকে সর্বোচ্চ করার দিকে মনোযোগ দিতাম।

ডিসেম্বর মাসের পূর্বাভাস পর্যন্ত প্রতি মাসে, আমরা আমাদের চলমান পূর্বাভাস এবং বাজেট নিয়ে একই কৌশল অবলম্বন করি। এভাবেই আমরা কার্যকরভাবে পরিচালনা করি। আর হ্যাঁ, আমরা কখনো হাল ছাড়ি না। কয়েকটি খারাপ মাস মানেই সামনে একটি দারুণ মাস আসছে। আমি সবসময় বলি, “বাজেট পরিচালনা করাটা বেসবল খেলার মতো।”

কীভাবে বছরের শেষে কম প্রতিশ্রুতি দিয়ে বেশি কাজ করে দেখানো যায় এবং একই সাথে আপনার ভান্ডারও পূর্ণ করা যায়, সে বিষয়ে “ধোঁয়া ও আয়না” শিরোনামের একটি আসন্ন লেখার জন্য অপেক্ষা করুন।

হোটেল ফিনান্সিয়াল কোচ-এ আমি হোটেল লিডার এবং টিমকে ফিনান্সিয়াল লিডারশিপ কোচিং, ওয়েবিনার এবং ওয়ার্কশপের মাধ্যমে সাহায্য করি। প্রয়োজনীয় ফিনান্সিয়াল লিডারশিপ দক্ষতা শেখা এবং প্রয়োগ করাই হলো ক্যারিয়ারে বৃহত্তর সাফল্য এবং ব্যক্তিগত সমৃদ্ধি বৃদ্ধির দ্রুততম পথ। আমি বিনিয়োগের প্রমাণিত প্রতিদানসহ ব্যক্তি ও দলের ফলাফলে উল্লেখযোগ্য উন্নতি সাধন করি।

আপনার হোটেলে কীভাবে একটি আর্থিকভাবে সম্পৃক্ত নেতৃত্ব দল তৈরি করতে পারেন, সে বিষয়ে একটি সৌজন্যমূলক আলোচনার জন্য আজই ফোন করুন বা লিখুন।